Dieser Artikel behandelt Miet- und Steuerrecht in Kanada und den USA. Für Immobilien in Deutschland gelten andere Regeln, insbesondere das BGB. Der Artikel ist keine Rechtsberatung für Deutschland.
Eine Mietkaution ist Geld, das Sie verwahren, nicht Geld, das Sie verdient haben. ProperLease hält diese Unterscheidung klar, vom Tag der Zahlung bis zum Tag der Rückzahlung. Diese Seite erklärt, wie Sie die Kaution erfassen, den Zustand bei Ein- und Auszug dokumentieren, Abzüge auflisten und den Restbetrag fristgerecht zurückzahlen.
Wie eine Kaution erfasst wird
Den Kautionsbetrag geben Sie ein, wenn Sie den Mietvertrag erstellen. (Der Mietvertragsgenerator steht nur für US-Bundesstaaten und drei kanadische Provinzen zur Verfügung; für Immobilien in Deutschland wird er nicht angeboten.) Ab dann wird die Kaution getrennt von der Miete geführt. Sie zählt nie als Einnahme und bläht nie Ihre Summe eingenommener Mieten auf. Im Mietvertrag sehen Sie jederzeit die verwahrte Kaution und wissen genau, was Sie beim Auszug zurückschulden.
Genau darum geht es bei der Trennung. Ein Dollar Miete gehört Ihnen; ein Dollar Kaution gehört dem Mieter, bis Sie einen dokumentierten Grund haben, einen Teil davon einzubehalten.
Zustandsbericht beim Einzug
Eine Kaution ist nur so gut zu verteidigen wie die Dokumentation dahinter. Halten Sie beim Einzug den Zustand der Wohneinheit fest, bevor der Mieter sie übernimmt: Notieren Sie vorhandene Abnutzung, machen Sie datierte Fotos und erfassen Sie bereits bestehende Schäden. Das ist Ihre Ausgangsbasis. Ohne sie können Sie später nicht belegen, dass eine Spur beim Auszug beim Einzug noch nicht da war.
Datierte Fotos beim Einzug sind das Nützlichste, was Sie aufbewahren können. Sie entscheiden die meisten Streitigkeiten, bevor sie beginnen, weil der Zustand gezeigt statt diskutiert wird.
Zustandsbericht beim Auszug
Wenn der Mieter auszieht, gehen Sie dieselbe Wohneinheit ab und vergleichen sie mit der Ausgangsbasis vom Einzug. Halten Sie den aktuellen Zustand fest, wieder mit datierten Fotos. Der Unterschied zwischen beiden Berichten, abzüglich normaler Abnutzung, ist das, was Sie vernünftigerweise für einen Abzug in Betracht ziehen können.
Normale Abnutzung ist kein Schaden. Verblasste Farbe, leichte Teppichabnutzung und kleine Nagellöcher gehen in der Regel zulasten des Vermieters. Defekte Einbauten, nicht mehr zu reinigende Flecken und nicht genehmigte Umbauten sind eher in Rechnung zu stellen. Wo die Grenze verläuft, hängt von der Rechtsordnung ab.
Abzüge auflisten
Wenn Sie einen Teil der Kaution einbehalten, listen Sie ihn einzeln auf. Erfassen Sie für jeden Abzug den Grund und den Betrag, verknüpft mit dem Zustandsbericht und den Fotos, die ihn belegen. Eine klare, aufgeschlüsselte Abrechnung macht aus einem Abzug statt einer Meinungsverschiedenheit eine dokumentierte Entscheidung. Den Restbetrag zahlen Sie dem Mieter zurück.
ProperLease erstellt diese Abrechnung für Sie. Öffnen Sie den Mieter, wählen Sie Kautionsrückzahlung und fügen Sie je Abzug eine Zeile mit Grund und Betrag hinzu. Die App zieht die Abzüge von der im Mietvertrag erfassten Kaution ab, zeigt den zurückzuzahlenden Betrag, lässt Sie den „Status der Kaution“ festlegen und erstellt ein PDF „Abrechnung der Mietkaution“, das Sie dem Mieter senden und selbst aufbewahren können. Beachten Sie, dass manche Rechtsordnungen Form oder Inhalt dieser Abrechnung vorschreiben; diese hier folgt dem eigenen Layout von ProperLease, prüfen Sie also, ob sie die Anforderungen am Standort Ihrer Immobilie erfüllt.
Die Liste der Abzüge gehört zum Mietvertrag. Bei einem gemeinsamen Mietvertrag teilen sich alle Mieter dieselbe Liste für dieselbe Kaution.
Eine Mietvorauszahlung (Last Month's Rent Deposit, die vorausbezahlte Miete für den letzten Monat) ist keine Mietkaution und wird nicht über Abzüge abgerechnet. Sie wird im Mietvertrag gesondert erfasst und mit der Miete des letzten Monats verrechnet; siehe Zwei Arten von Kaution.
Wenn Sie die Kündigung des Mieters erfasst haben, schlägt der Kautionsbildschirm unter „Vorschläge aus dem Auszug“ außerdem Zeilen vor, die er bereits berechnen kann: Miete, die laut Vereinbarung aus der Kaution kommt, im Kündigungszeitraum noch unbezahlte Miete oder Gebühren sowie Rechnungen, die nach dem Auszug eingehen, etwa die letzte Nebenkostenrechnung. Jede Zeile wartet darauf, dass Sie sie hinzufügen. Siehe Kündigung erfassen und den Auszug verfolgen.
Eine ausführlichere Anleitung, wie Sie Kautionen richtig verwahren und zurückzahlen, finden Sie in Mietkautionen: verwahren und zurückzahlen.
Fristgerecht zurückzahlen
Die meisten Rechtsordnungen setzen eine Frist für die Rückzahlung der Kaution nach dem Auszug, und manche verlangen Zinsen oder eine bestimmte Form der Abrechnung. Wer die Frist versäumt, kann das Recht auf jeden Abzug verlieren, selbst wenn der Abzug berechtigt war. Behalten Sie das Auszugsdatum im Blick und zahlen Sie den Restbetrag innerhalb der Frist Ihrer Rechtsordnung zurück.
Ist die Kaution abgerechnet, setzen Sie den Mieter auf „Ehemalig“, um das Mietverhältnis abzuschließen und die vollständige Historie trotzdem zu behalten.
Kautionshöchstbeträge, Zinsen, Anforderungen an Zustandsberichte und Rückzahlungsfristen unterscheiden sich je nach Provinz und Bundesstaat stark. Dies ist eine allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die Regeln, die am Standort Ihrer Immobilie gelten.
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Behalten Sie Ihre Mietobjekte jederzeit im Blick
ProperLease hilft Vermietern, die selbst verwalten, Mietzahlungen zu erfassen, Ausgaben und Nebenkosten zu belegen, Schreiben an Mieter zu erstellen und für das Steuerjahr vorbereitet zu sein.