Datenschutzerklärung

Zusammenfassung in einfachen Worten

ProperLease ist eine Software, mit der Vermieter ihre eigenen Mietobjekte verwalten. Damit das funktioniert, müssen wir die Informationen speichern, die Sie eingeben: Ihre Kontodaten, Ihre Immobilien, Ihre Mieter, die Dokumente, die Sie hochladen, und die Mietzahlungen, die Sie erfassen.

Wir verkaufen diese Informationen nicht. Wir geben sie nicht an Werbetreibende weiter. Wir werten sie nicht für Zwecke aus, die nichts mit dem Betrieb des Dienstes zu tun haben. Wir setzen die wenigen unten aufgeführten Drittanbieter ein, um den Dienst zu hosten, abzusichern, abzurechnen und Ihnen E-Mails zu senden, und wir halten jeden von ihnen an denselben Maßstab, den wir an uns selbst anlegen.

Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

ProperLease (im Folgenden wir, uns oder ProperLease) betreibt die Website properlease.app und die Apps für iOS / Android. Für die personenbezogenen Daten, die Sie uns als Kunde direkt zur Verfügung stellen, sind wir der Verantwortliche.

Wenn Sie als Vermieter Informationen über Ihre Mieter hochladen (Namen, Kontaktdaten, Ausweisdokumente, Mietvertragsunterlagen und Ähnliches), handelt ProperLease in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter. Sie bleiben für diese Mieterdaten der Verantwortliche und müssen über eine Rechtsgrundlage verfügen, um sie zu erheben und zu speichern. Siehe dazu den Abschnitt zu Mieterdaten weiter unten.

Fragen oder Anfragen zum Datenschutz können Sie an hello@properlease.app senden. Für Nutzer in Quebec erreicht dieselbe Adresse unsere benannte verantwortliche Person für den Datenschutz (Privacy Officer) nach dem Act respecting the protection of personal information in the private sector (Law 25).

Welche Daten wir erheben

Kontoinformationen

Ihre E-Mail-Adresse, Ihr vollständiger Name und Ihr Passwort (als kryptografischer Hash gespeichert, nie im Klartext). Optional eine Telefonnummer und eine Postanschrift. Das Land und die Währung, in denen Sie tätig sind. Ihr Abo-Tarif.

Immobilien- und Mietdaten, die Sie eingeben

Informationen zu Ihren Immobilien (Adresse, Art, Kautionen, Nebenkosten), Ihren Mietern (Name, Kontaktdaten, bewohnte Wohneinheit) und Ihren Mietverträgen (Beginn und Ende, Miethöhe, Kautionshöhe, Bedingungen).

Dokumente, die Sie hochladen

Ausweisdokumente von Mietern, Versicherungsnachweise, unterschriebene Mietverträge, Übergabeprotokolle bei Einzug und Auszug, Einkommensnachweise, Bürgschaftsvereinbarungen und alle anderen Dokumente, die Sie in den Dokumententresor für Mieter hochladen.

Finanzaktivität

Die Mietzahlungen, die Sie erfassen, die Ausgaben, die Sie verfolgen, und die Nebenkostenrechnungen, die Sie eintragen. Das sind Betriebsdaten, die Sie selbst eingeben, keine Transaktionsdaten, die wir durch Beobachtung Ihres Bankkontos erheben.

Zahlungsinformationen

Abo-Zahlungen werden von Stripe abgewickelt. Ihre vollständige Kreditkartennummer sehen oder speichern wir nie. Stripe übermittelt uns eine Kunden-ID, die letzten vier Ziffern Ihrer Karte, die Kartenmarke und das Ablaufdatum. Wie Stripe mit Ihren Kartendaten umgeht, lesen Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe unter stripe.com/privacy.

Technische Informationen

Wenn Sie die Website nutzen, erhalten unsere Server automatisch übliche Web-Log-Daten: Ihre IP-Adresse, den User-Agent Ihres Browsers und die besuchten Seiten. Wir nutzen diese Daten für die Sicherheit (Erkennung von Missbrauch) und zur Fehlersuche. Wir nutzen sie nicht für Verhaltensprofile oder gezielte Werbung.

Warum wir sie haben

Die Rechtsgrundlagen, auf denen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

• Vertragserfüllung. Wir verarbeiten Ihre Kontoinformationen, Immobilien- und Mieterdaten sowie hochgeladene Dokumente, weil sie erforderlich sind, um den Dienst zu erbringen, für den Sie sich registriert haben. Ohne sie kann die App nicht funktionieren.
• Berechtigtes Interesse. Wir verarbeiten technische Informationen (IP-Adresse, Browser, Fehlerprotokolle), um den Dienst sicher zu halten, Fehler zu beheben und Betrug zu verhindern. Die Verarbeitung ist auf das für diese Zwecke Erforderliche beschränkt.
• Rechtliche Verpflichtung. Steuerunterlagen, Zahlungsverlauf und bestimmte Finanzinformationen können aufbewahrt werden, soweit kanadisches und US-amerikanisches Steuerrecht dies verlangt.
• Einwilligung. Optionale Funktionen (zum Beispiel Marketing-E-Mails) beruhen auf Ihrer Einwilligung, die Sie jederzeit auf Ihrer Kontoseite widerrufen können.

Wo Ihre Daten liegen

ProperLease läuft auf Cloud-Infrastruktur in Oregon, USA (konkret AWS US-West-2, betrieben von unserem Anbieter für Datenbank und Speicher). Ihre Daten sind bei der Übertragung zwischen Ihrem Browser und unseren Servern verschlüsselt (TLS 1.3) und ebenso bei der Speicherung (AES-256). Jedes Vermieterkonto ist auf Datenbankebene abgeschottet, sodass andere Nutzer Ihre Daten nicht sehen können, auch nicht versehentlich.

Für Nutzer in Rechtsordnungen, die eine Offenlegung grenzüberschreitender Datenübermittlungen verlangen (darunter Quebec nach Law 25 sowie Einwohner der Europäischen Union), dient diese Datenschutzerklärung als diese Offenlegung. Die Übermittlung ist für die Erbringung des Dienstes erforderlich und wird, soweit anwendbar, mit jedem Unterauftragsverarbeiter durch Standardvertragsklauseln geregelt.

Was wir nicht lesen können

Einige Felder werden ein zweites Mal verschlüsselt, bevor sie überhaupt die Datenbank erreichen, und zwar mit einem Schlüssel, der allein zu Ihrem Konto gehört. Der Schlüssel wird von einem separaten Dienst verwaltet und nie neben Ihren Daten gespeichert. Derzeit betrifft das die Adresse und die übrigen Angaben Ihrer Immobilien sowie Namen, Telefonnummern, Notizen und Dokumentspeicherorte Ihrer Mieter. E-Mail-Adressen von Mietern stehen noch nicht auf dieser Liste, weil wir sie im Klartext brauchen, um in Ihrem Namen Erinnerungen zu versenden; daran arbeiten wir.

So sieht es in der Praxis in unserer eigenen Datenbank für eine Mieterin namens Sarah Jenkins in der 123 Main St aus:

Das Beispiel dient der Veranschaulichung: Die echten Werte sind länger und ändern sich bei jedem Speichern, auch bei identischem Text. Wer in unserer Datenbankkonsole SELECT name FROM tenants ausführt, erhält „column does not exist“, weil die lesbare Spalte nicht mehr existiert. Entschlüsselt wird nur innerhalb der Anfrage, die Ihre eigene angemeldete Sitzung bedient.

Unternehmen, die uns beim Betrieb von ProperLease helfen

Für den Betrieb des Dienstes setzen wir eine kleine Zahl von Drittanbietern ein. Jeder ist vertraglich verpflichtet, Ihre Daten nach einem Standard zu schützen, der unserem gleichwertig ist.

Wie lange wir sie aufbewahren

Wir bewahren Ihre Daten auf, solange Ihr Konto aktiv ist. Wenn Sie Ihr Konto löschen, löschen wir die zugehörigen Datensätze und hochgeladenen Dokumente innerhalb von 30 Tagen aus unseren aktiven Systemen.

Einige Kategorien bewahren wir aus berechtigten Gründen länger auf:

• Finanzunterlagen (Abo-Zahlungen, Rechnungen) werden sieben Jahre aufbewahrt, um die Aufbewahrungspflichten der kanadischen Steuerbehörde (Canada Revenue Agency) und des IRS zu erfüllen.
• Mieterdokumente, die Sie hochladen, werden aufbewahrt, solange der Mieter bei Ihnen erfasst ist, und sieben Jahre nach dem Ende seines Mietvertrags automatisch gelöscht. Der Zeitraum von sieben Jahren entspricht der Aufbewahrung von Steuerunterlagen zu Mieteinnahmen.
• Backups können nach der Löschung aus den aktiven Systemen bis zu 90 Tage brauchen, bis sie vollständig abgelaufen sind.

Ihre Rechte

Je nachdem, wo Sie leben, haben Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten einige oder alle der folgenden Rechte:

• Auskunft über die Informationen, die wir über Sie speichern, in Form einer Kopie.
• Berichtigung von Informationen, die falsch oder veraltet sind.
• Löschung Ihres Kontos und der zugehörigen personenbezogenen Daten.
• Export Ihrer Daten in einem übertragbaren Format (CSV / PDF), jederzeit.
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen oder Einschränkung der Nutzung Ihrer Daten.
• Widerruf der Einwilligung für optionale Verarbeitungen, jederzeit.

Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie an hello@properlease.app. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind, können Sie sich an Ihre zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden (je nach Fall das Office of the Privacy Commissioner of Canada, die Commission d'accès à l'information du Québec oder die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres EU-Mitgliedstaats).

Ein Hinweis zu Mieterdaten

Die Vermieter, die ProperLease nutzen, laden im Rahmen der üblichen Immobilienverwaltung Informationen über ihre Mieter hoch (Namen, Kontaktdaten, amtliche Ausweisdokumente und Ähnliches). Der Vermieter ist für diese Informationen der Verantwortliche, und ProperLease verarbeitet sie in seinem Auftrag als Auftragsverarbeiter.

Wenn Sie Mieter sind, Ihr Vermieter ProperLease nutzt und Sie Ihre Rechte in Bezug auf Ihre Daten ausüben möchten, wenden Sie sich zuerst direkt an Ihren Vermieter. Sie können uns auch unter hello@properlease.app kontaktieren, und wir arbeiten mit Ihrem Vermieter an einer Antwort. Für Nutzer in Rechtsordnungen, die Mietern direkte Rechte gegenüber Auftragsverarbeitern einräumen, antworten wir in derselben Frist wie unseren Kunden.

Daten von Kindern

ProperLease richtet sich nicht an Personen unter achtzehn Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns, und wir löschen sie.

Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail (sofern Sie ein Konto haben) und veröffentlichen mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten einen Hinweis auf der Website. Wenn Sie ProperLease nach einer Änderung weiter nutzen, gilt dies als Annahme der überarbeiteten Erklärung.

So erreichen Sie uns

Bei allen Fragen zum Datenschutz, auch zur Ausübung Ihrer Rechte, erreichen Sie uns unter hello@properlease.app. Wir haben unseren Sitz in Ontario, Kanada.