Dieser Artikel behandelt Miet- und Steuerrecht in Kanada und den USA. Für Immobilien in Deutschland gelten andere Regeln, insbesondere das BGB. Der Artikel ist keine Rechtsberatung für Deutschland.
Mietrückstände lassen sich leichter handhaben, wenn das System das Nachfassen übernimmt und alles dokumentiert. ProperLease zeigt an, wer im Rückstand ist, versendet Erinnerungen nach Zeitplan und erstellt, wenn es so weit kommt, ein förmliches Schreiben mit einer Nachweiskette dahinter. Diese Seite erklärt, wie Überfälligkeit erkannt wird, wie Sie Erinnerungen senden und erneut senden, wie Sie zu einem Schreiben eskalieren und wie Sie die Dokumentation führen.
Wie Überfälligkeit erkannt wird
Jeder Mieter hat einen Status, der sich aus der für ihn erfassten Miete ergibt: „Bezahlt“, „Im Rückstand“ oder überfällig. Sobald das Fälligkeitsdatum ohne erfasste Zahlung verstreicht, wechselt der Mieter zu überfällig, und ProperLease zeigt fortlaufend an, seit wie vielen Tagen die Miete überfällig ist (z. B. „3 T. überfällig“). Diese Zahl steigt weiter, bis Sie die Zahlung erfassen. Ein Blick auf Ihre Mieterliste zeigt Ihnen also, wer zu spät ist und wie sehr.
Die Zahl der Tage zählt nicht nur für die Dringlichkeit. Viele Rechtsordnungen knüpfen die Fristen für Kündigungsschreiben daran, wie viele Tage die Miete schon aussteht. Eine genaue Zählung ist deshalb der Ausgangspunkt für jeden förmlichen Schritt.
Automatische Erinnerungen senden
ProperLease kann automatische Mieterinnerungen an die E-Mail-Adresse des Mieters senden, sowohl vor als auch nach dem Fälligkeitsdatum. Ein freundlicher Hinweis vor der Fälligkeit verhindert Verspätungen oft ganz, und eine Erinnerung nach der Fälligkeit übernimmt das Nachfassen, ohne dass Sie selbst eine Nachricht schreiben müssen. Da Erinnerungen an die E-Mail-Adresse im Mieterdatensatz gehen, hängt der gesamte Ablauf davon ab, dass diese Adresse aktuell ist.
Eine Erinnerung einige Tage vor Fälligkeit der Miete erreicht die ehrlichen Vergesslichen, und das sind die meisten Mieter. Die förmlichen Schritte unten sind für die kleinere Zahl gedacht, die sie braucht.
Eine Erinnerung erneut senden
Bleibt eine Erinnerung unbeantwortet, können Sie sie erneut senden, statt auf die nächste geplante zu warten. Jeder Versand wird festgehalten, ein erneuter Versand ergänzt also den Verlauf, statt ihn zu ersetzen. Das ist später wichtig: Eine datierte Folge von Erinnerungen zeigt, dass Sie angemessen gewarnt haben, bevor Sie eskaliert haben.
Zu einem förmlichen Schreiben eskalieren
Wenn Erinnerungen nicht ausreichen, eskalieren Sie. Der Bereich Schreiben erstellt ein klares, datiertes schriftliches Schreiben, in dem Mieter, Immobilie, Wohneinheit und offener Betrag aus Ihren Daten eingetragen sind, erzeugt ein PDF und sendet es per E-Mail an den Mieter. Jeder Versand erhält einen Zeitstempel, und dieser Eintrag ist Ihr Zustellnachweis.
Es ist allerdings nicht das amtliche, gesetzlich vorgeschriebene Formular Ihrer Rechtsordnung. ProperLease erstellt weder ein N4 aus Ontario (das amtliche Formular für Kündigungen wegen Mietrückstands) noch irgendein anderes Formular einer Schlichtungs- oder Mietbehörde; die Vorlagen sind allgemeine Dokumente, die Ihre Rechtsordnung nennen, statt deren Formular nachzubilden. Wenn Ihr nächster Schritt ein Antrag bei einer Behörde ist, besorgen Sie sich das amtliche Formular bei der zuständigen Schlichtungsstelle oder Wohnungsbehörde und stellen Sie es so zu, wie diese Stelle es verlangt. Das Schreiben von ProperLease ist die datierte schriftliche Warnung zwischen einer Erinnerung und diesem gesetzlichen Schritt.
Die vollständige Anleitung, wie Sie ein Schreiben korrekt erstellen und zustellen, finden Sie unter Ein Schreiben zustellen.
Die Nachweiskette führen
Jede gesendete Erinnerung, jeder erneute Versand und jedes erstellte Schreiben wird mit Datum festgehalten. Diese Nachweiskette belegt, dass Sie das richtige Verfahren zu den richtigen Zeitpunkten eingehalten haben: den Mieter gewarnt, ihm Gelegenheit zur Zahlung gegeben und erst danach zu einem schriftlichen Schreiben eskaliert. Landet ein Streit vor einer Schlichtungsstelle oder Behörde, ist es oft genau diese datierte Dokumentation, die den Ausschlag gibt.
Da die Nachweiskette automatisch entsteht, während Sie handeln, müssen Sie sie nicht nachträglich zusammenstellen. Sie ist bereits geschrieben, wenn Sie sie brauchen.
Ein maßvolles Vorgehen
Wer zu schnell eskaliert, kann ein funktionierendes Mietverhältnis belasten; wer zu langsam eskaliert, kann Monatsmieten verlieren. Der richtige Rhythmus ist meist Erinnerung, erneute Erinnerung, dann Schreiben, wobei die Zahl der überfälligen Tage den Zeitpunkt bestimmt. Einen praktischen Leitfaden finden Sie im Beitrag Wie Sie mit verspäteter Miete umgehen.
Arten von Schreiben, vorgeschriebene Formulare, Fristen und Zustellregeln unterscheiden sich je nach Provinz und Bundesstaat. Dies ist eine allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Klären Sie das korrekte Verfahren für Ihre Rechtsordnung und besorgen Sie sich das amtliche Formular bei der Stelle, die es herausgibt, bevor Sie etwas zustellen.
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Behalten Sie Ihre Mietobjekte jederzeit im Blick
ProperLease hilft Vermietern, die selbst verwalten, Mietzahlungen zu erfassen, Ausgaben und Nebenkosten zu belegen, Schreiben an Mieter zu erstellen und für das Steuerjahr vorbereitet zu sein.