Aus QuickBooks oder einer Tabelle importieren

Wenn Sie Ihre Mietobjekte bereits in QuickBooks oder einer Tabelle verwalten, müssen Sie nicht von vorn anfangen. ProperLease liest einen QuickBooks-Export oder eine einfache CSV-Datei und übernimmt Ihre Immobilien, Mieter und Zahlungshistorie, sodass Ihre Übersicht und Ihre Berichte vom ersten Tag an stimmen.

Was Sie importieren können

Der Import übernimmt die drei Arten von Datensätzen, deren Eingabe von Hand am längsten dauert:

Immobilien, einschließlich Adresse, Typ und Anzahl der Wohneinheiten.
Mieter, einschließlich der zugehörigen Immobilie und Wohneinheit, Kontaktdaten und Monatsmiete.
Zahlungshistorie, damit Ihre erhaltene Miete und Ihr Cashflow zeigen, was tatsächlich geschehen ist, und nicht nur das, was Sie ab jetzt erfassen.

Ausgaben, Nebenkosten und Mietverträge legen Sie direkt in ProperLease an, statt sie zu importieren, weil sie auf Datensätzen aufbauen, die zuerst vorhanden sein müssen. Importieren Sie Ihre Immobilien und Mieter und ergänzen Sie dann den Rest.

Ihre Datei vorbereiten

Eine saubere Datei lässt sich sauber importieren. Nehmen Sie sich vor dem Hochladen ein paar Minuten Zeit, um die Quelle aufzuräumen.

Exportieren Sie in QuickBooks Ihre Kunden und Transaktionen als CSV- oder Excel-Datei. Speichern Sie bei einer Tabelle das gewünschte Tabellenblatt als CSV.
Achten Sie darauf, dass die erste Zeile eine Kopfzeile ist, mit einer Spalte pro Feld: Adresse, Name des Mieters, E-Mail, Wohneinheit, Miethöhe, Zahlungsdatum, Zahlungsbetrag und so weiter.
Schreiben Sie jeden Datensatz in eine eigene Zeile: eine Zeile pro Immobilie, eine Zeile pro Mieter, eine Zeile pro Zahlung.
Verwenden Sie ein einheitliches Datumsformat und entfernen Sie Währungszeichen aus den Betragsspalten, damit die Zahlen als Zahlen gelesen werden.

Zahlungen in eine eigene Datei aufteilen

Wenn Ihr Export Immobilien, Mieter und Zahlungen vermischt, ist es einfacher, sie als getrennte Dateien in dieser Reihenfolge zu importieren: zuerst Immobilien, dann Mieter, zuletzt Zahlungen. So hat jeder Datensatz etwas, dem er zugeordnet werden kann.

Den Import ausführen

Öffnen Sie Daten importieren im Menü „Mehr“.
Wählen Sie Ihre Quelle, QuickBooks oder CSV, und wählen Sie die vorbereitete Datei aus.
ProperLease liest die Datei und zeigt eine Vorschau der gefundenen Zeilen.

Ihre Spalten zuordnen

Da jeder Export etwas anders aussieht, bittet ProperLease Sie zu bestätigen, welche Ihrer Spalten zu welchem Feld gehört. Ordnen Sie Ihre Adressspalte dem Feld Adresse zu, Ihre Mieterspalte dem Namen des Mieters, Ihre Betragsspalte dem Betrag und so weiter. Alles, was Sie nicht zuordnen, wird einfach übersprungen, Sie müssen also nie Daten erfinden, die Sie nicht haben.

Wenn die Zuordnung stimmt, bestätigen Sie den Import. ProperLease legt zuerst die Immobilien an, ordnet ihnen die Mieter zu und erfasst dann jede Zahlung beim richtigen Mieter.

Prüfen, ob die Zahlen stimmen

Der Import ist erst abgeschlossen, wenn die Summen übereinstimmen. Nehmen Sie sich ein paar Minuten, um zu prüfen, ob die Zahlen dort gelandet sind, wo Sie sie erwarten.

Öffnen Sie die Übersicht und wechseln Sie zu Lfd. Jahr. Die erhaltene Miete sollte der Summe entsprechen, die Sie bisher geführt haben.
Öffnen Sie Immobilien und prüfen Sie, ob jede Immobilie die richtigen Mieter und die richtige Belegung zeigt.
Vergleichen Sie stichprobenartig die Zahlungshistorie eines Mieters mit Ihrer alten Datei, um sicherzugehen, dass Daten und Beträge korrekt übernommen wurden.

Wenn eine Zahl nicht stimmt, liegt es fast immer an einer Spalte, die dem falschen Feld zugeordnet wurde, oder an einer überzähligen Zeile in der Quelldatei. Korrigieren Sie die Datei und führen Sie den Import erneut aus, oder bearbeiten Sie den betroffenen Datensatz direkt.

Doppelte Einträge lassen sich leicht vermeiden

Wenn Sie dieselbe Datei zweimal importieren, entstehen doppelte Zahlungen. Falls Sie einen Import wiederholen müssen, entfernen Sie die bereits übernommenen Zeilen oder beginnen Sie mit einem frischen Export.