Dieser Artikel behandelt Miet- und Steuerrecht in Kanada und den USA. Für Immobilien in Deutschland gelten andere Regeln, insbesondere das BGB. Der Artikel ist keine Rechtsberatung für Deutschland.
Kautionen sorgen für mehr Reibung zwischen Vermietern und Mietern als fast alles andere in einem Mietverhältnis. Das Geld liegt jahrelang unangetastet, und dann wird es bei einem einzigen Auszug zum Streitpunkt: was als Schaden zählt, wie viel einbehalten werden darf und wann es hätte zurückgezahlt werden müssen.
Fast all dieser Streit lässt sich vermeiden. Vermieter, die sich nie über eine Kaution streiten, folgen derselben Disziplin: den richtigen Betrag verlangen, ihn getrennt verwahren, den Zustand der Wohneinheit zu Beginn und am Ende dokumentieren und die Kaution pünktlich mit einer klaren Abrechnung zurückzahlen.
Wofür eine Kaution tatsächlich da ist
Eine Mietkaution schützt vor zwei bestimmten Dingen: unbezahlter Miete und Schäden über die gewöhnliche Abnutzung hinaus. Sie ist kein Bonus, keine Reinigungsgebühr und kein Topf, aus dem Sie Modernisierungen bezahlen.
Diese Unterscheidung entscheidet die meisten Streitfälle. Gewöhnliche Abnutzung ist die allmähliche, zu erwartende Folge davon, dass jemand in der Wohneinheit lebt: verblasste Farbe, leicht abgenutzter Teppich, kleine Nagellöcher. Ein Schaden ist das, was ein Mieter durch Fahrlässigkeit oder unsachgemäßen Gebrauch verursacht hat: eine gesprungene Arbeitsplatte, ein Loch in der Wand, ein fleckiger Boden. Für Schäden dürfen Sie Abzüge vornehmen. Für Abnutzung nicht.
Am sichersten denken Sie so darüber: Die Kaution soll Sie für einen echten Verlust entschädigen, nicht Verbesserungen finanzieren oder die gewöhnlichen Kosten der Wiedervermietung zwischen zwei Mietern abdecken. Fühlt sich ein Abzug wie eine Modernisierung auf Kosten des Mieters an, wird er im Streitfall mit ziemlicher Sicherheit auch so gesehen.
Wie viel Sie verlangen dürfen
Eine einheitliche Antwort gibt es nicht, denn Kautionsgrenzen werden örtlich festgelegt und unterscheiden sich stark.
- Manche Rechtsordnungen begrenzen die Kaution auf eine Monatsmiete, andere erlauben mehr, und einige legen gar keine feste Obergrenze fest.
- Manche Orte behandeln eine Mietkaution und eine Mietvorauszahlung für den letzten Monat als getrennte Dinge, und manche beschränken oder verbieten eine Mietvorauszahlung für den letzten Monat ganz.
- Mehrere Rechtsordnungen verlangen, dass Sie das verwahrte Geld verzinsen und die Zinsen bei Verlängerung oder Rückzahlung hinzufügen.
Wer mehr verlangt, als das Gesetz erlaubt, oder eine Kaution verlangt, die das Gesetz nicht zulässt, riskiert, dass die Klausel unwirksam ist, und setzt sich einer Strafzahlung aus. Klären Sie die örtliche Regel, bevor Sie auch nur einen Cent annehmen, und halten Sie den genauen Betrag und Zweck im Mietvertrag fest. Unser Leitfaden Was ein Mietvertrag enthalten muss erklärt, wie Sie die Kautionsklausel formulieren.
Die häufigste Kautionsfrage stellt sich am Ende eines Mietverhältnisses, nicht am Anfang: Ein Mieter kündigt und möchte die Kaution als letzte Monatsmiete verwenden. Bevor Sie zustimmen, lesen Sie Wenn ein Mieter kündigt. Dort erfahren Sie, was dieser Tausch Sie wirklich kostet und wie Sie die letzten Monate sauber abwickeln.
Getrennt verwahren und dokumentieren
Ist die Kaution einmal eingegangen, ist sie Geld, das Sie verwahren, nicht Geld, das Sie verdient haben. Behandeln Sie sie entsprechend.
- Führen Sie den verwahrten Betrag gesondert, getrennt von Ihren Mieteinnahmen, damit Sie jederzeit den genauen Betrag kennen, den Sie zurückschulden.
- Lassen Sie Kautionen nie in Ihr Betriebsgeld einfließen. Ist der Betrag beim Auszug unklar, verhandeln Sie aus einer schwachen Position.
- Halten Sie das Eingangsdatum und den Betrag schriftlich im Mietvertrag fest, wo beide Seiten sie sehen können.
ProperLease erfasst die Kaution bei jedem Mietvertrag und führt sie getrennt von den Einnahmen. Der verwahrte Betrag ist so stets sichtbar und wird nie mit der eingegangenen Miete vermischt.
Das Protokoll bei Einzug und Auszug
Das Zustandsprotokoll ist das wirkungsvollste Mittel gegen Kautionsstreit, und zugleich das, das Vermieter am häufigsten auslassen.
Gehen Sie beim Einzug gemeinsam mit dem Mieter durch die Wohneinheit und dokumentieren Sie den Zustand genau: datierte Fotos jedes Raums, Notizen zu vorhandenen Spuren und ein unterschriebenes Protokoll, dem Sie beide zustimmen. Wiederholen Sie beim Auszug genau denselben Ablauf. Der Vergleich der beiden belegt, ob ein Mangel ein neuer Schaden oder bereits vorhandene Abnutzung ist.
Ohne Einzugsprotokoll haben Sie keine Vergleichsgrundlage, und ein Mieter kann glaubhaft behaupten, jeder Mangel sei schon vorher da gewesen. Mit Protokoll enden die meisten Streitfälle, bevor sie beginnen, weil die Beweislage eindeutig ist.
Was Sie bei der Rückzahlung tun und lassen sollten
Endet das Mietverhältnis, zahlt sich gute Dokumentation bei der Rückzahlung aus. Halten Sie sich genau an den Ablauf.
| Tun | Lassen |
|---|---|
| Die Kaution innerhalb der gesetzlichen Frist zurückzahlen | Die Frist versäumen, wodurch Sie Ihr Recht auf Abzüge verlieren können |
| Jeden Abzug in einer schriftlichen Abrechnung einzeln aufführen | Geld einbehalten, ohne den Grund zu erklären |
| Nur für Schäden und unbezahlte Miete abziehen | Gewöhnliche Abnutzung in Rechnung stellen |
| Fotos und Belege als Nachweis beifügen | Kosten ohne Dokumentation schätzen |
| Gesetzlich vorgeschriebene Zinsen zahlen | Zinsen vergessen, wo sie geschuldet sind |
| Den Restbetrag an eine bestätigte Adresse senden | Verzögern, weil Ihnen die Adresse des Mieters fehlt |
Pünktlich zurückzahlen, mit klarer Abrechnung
Die Frist für die Rückzahlung einer Kaution ist gesetzlich festgelegt und unterscheidet sich stark, oft liegt sie irgendwo zwischen zwei und sechs Wochen nach dem Auszug des Mieters. Sie zu versäumen, ist einer der teuersten Fehler, die ein Vermieter machen kann, denn an vielen Orten bedeutet eine verspätete Rückzahlung, dass Sie den vollen Betrag zurückschulden, egal welcher Schaden entstanden ist, manchmal zuzüglich einer Strafzahlung.
Nehmen Sie Abzüge vor, senden Sie eine Abrechnung mit Einzelaufstellung: was Sie einbehalten haben, warum und welche Nachweise hinter jeder Position stehen. Eine klare Abrechnung, gestützt auf Ihre Einzugs- und Auszugsprotokolle, macht aus einem möglichen förmlichen Streit einen routinemäßigen Abschluss.
Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Kautionsgrenzen, Zinsregeln, Regeln zur Mietvorauszahlung für den letzten Monat und Rückzahlungsfristen unterscheiden sich je nach Provinz und Bundesstaat und ändern sich mit der Zeit. Klären Sie die Anforderungen am Ort Ihrer Immobilie oder wenden Sie sich an eine Fachperson vor Ort, bevor Sie handeln.
Den verwahrten Betrag vom Tag des Eingangs an zu verfolgen, macht all das einfach. Wie Kautionen in der App erfasst und zurückgezahlt werden, lesen Sie unter Mietkautionen. Oder starten Sie mit ProperLease und behalten Sie jede Kaution vom ersten Tag an im Blick.
Häufige Fragen
Wie hoch darf eine Mietkaution sein?
Das hängt ganz von Ihrer Rechtsordnung ab. Manche Orte begrenzen sie auf eine Monatsmiete, manche erlauben mehr, und manche beschränken oder verbieten eine zusätzliche Mietvorauszahlung für den letzten Monat. Prüfen Sie die Regel am Ort Ihrer Immobilie, bevor Sie irgendetwas verlangen.
Darf ich die Kaution für normale Abnutzung einbehalten?
Nein. Eine Kaution deckt unbezahlte Miete und Schäden, die über den gewöhnlichen Gebrauch hinausgehen. Verblasste Farbe, abgenutzter Teppich und kleine Nagellöcher sind normale Abnutzung, und Abzüge dafür sind einer der schnellsten Wege, einen Streit zu verlieren.
Wie viel Zeit habe ich, um eine Kaution zurückzuzahlen?
Rückzahlungsfristen sind gesetzlich festgelegt und unterscheiden sich stark, oft liegen sie zwischen 14 und 45 Tagen nach dem Auszug. Versäumen Sie die Frist, müssen Sie unter Umständen den vollen Betrag zurückzahlen, manchmal zuzüglich einer Strafzahlung, unabhängig von etwaigen Schäden.
Behalten Sie Ihre Mietobjekte jederzeit im Blick
ProperLease hilft Vermietern, die selbst verwalten, Mietzahlungen zu erfassen, Ausgaben und Nebenkosten zu belegen, Schreiben an Mieter zu erstellen und für das Steuerjahr vorbereitet zu sein.
