Nebenkosten sind die Kosten, die Vermieter am häufigsten versehentlich selbst tragen. Eine Wasser- oder Heizkostenrechnung, die Sie eigentlich weitergeben wollten, wird stillschweigend zu Ihrer Ausgabe, weil sie nie erfasst wurde. ProperLease behebt das: Erfassen Sie die Rechnung, legen Sie fest, wer zahlt, und legen Sie sie um, damit die Kosten dort landen, wo sie hingehören. Diese Seite erklärt, wie Sie eine Rechnung erfassen, festlegen, wer zahlt, sie auf einen Mieter umlegen und wie eine Umlage in den Saldo des Mieters und den Cashflow einfließt.
Eine Nebenkostenrechnung erfassen
Öffnen Sie Nebenkosten und erfassen Sie eine Rechnung. Für jede Rechnung halten Sie fest:
- Art und Betrag der Rechnung.
- Wer sie zahlt (Bezahlt von): Sie als Vermieter oder der Mieter.
- Den Zahlungsstatus, damit Sie wissen, ob die Rechnung selbst beglichen ist.
Schon das allein gibt Ihnen eine laufende Übersicht über die Nebenkosten, die Sie tragen, und genau diese Kosten gehen in einer Tabellenkalkulation gern unbemerkt verloren.
Festlegen, wer zahlt
Die Festlegung, wer zahlt, ist die Entscheidung, die alles Weitere bestimmt. Ist der Mieter für Nebenkosten verantwortlich, die Sie vorgestreckt haben, ist das die Rechnung, die Sie umlegen. Tragen Sie die Kosten als Teil der Miete, lohnt sich das Erfassen trotzdem: Die Rechnung wird zu einer absetzbaren Ausgabe der Immobilie und fließt in Ihren tatsächlichen Cashflow ein, auch wenn nichts weitergegeben wird.
Nebenkosten, die Sie übernehmen, sind trotzdem Kosten für den Betrieb der Immobilie. Wenn Sie sie erfassen, erscheinen sie als Ausgabe und mindern den Netto-Cashflow, auf den Sie Steuern zahlen, statt aus Ihren Büchern zu verschwinden.
Eine Rechnung auf einen Mieter umlegen
Ist der Mieter für bestimmte Nebenkosten verantwortlich, legen Sie die Rechnung auf ihn um. Die Umlage verknüpft die Rechnung mit einem bestimmten Mieter, sodass der Betrag nun etwas ist, das dieser Mieter Ihnen schuldet, und nicht mehr Kosten, die Sie tragen. So holen Sie Wasser-, Strom- oder Heizkosten sauber zurück, mit einem Nachweis, aus welcher Rechnung die Forderung genau stammt.
Wie eine Umlage durchläuft
Eine Umlage steht nicht für sich allein. Sobald Sie eine Rechnung auf einen Mieter umlegen, fließt der Betrag in den Saldo dieses Mieters ein, sodass seine offene Forderung Miete plus Nebenkosten abbildet. Außerdem fließt er in den Cashflow Ihrer Immobilie ein, sodass die zurückgeholten Kosten in den Zahlen erscheinen, statt sie zu verzerren.
Das Ergebnis: Eine Nebenkostenrechnung, die Sie sonst selbst getragen hätten, wird mit einem einzigen Eintrag zu erfassten Kosten, einer Forderung an den Mieter und einer Zeile in Ihrem Cashflow. Wie Sie diese Kosten fair zurückholen, lesen Sie im Beitrag Nebenkosten an Mieter weiterberechnen.
Sauber abschließen
Da eine Umlage den Saldo des Mieters erhöht, begleichen Sie sie genauso wie die Miete. Wenn der Mieter zahlt, ist der Saldo ausgeglichen. Beim Auszug gehören offene Umlagen zu dem, was geschuldet wird, und Sie verrechnen sie zusammen mit Miete und Schäden mit der Mietkaution. Wie Abzüge einzeln aufgeführt werden, lesen Sie unter Mietkautionen verwahren und zurückzahlen.
Ob und wie Sie Nebenkosten an einen Mieter weitergeben dürfen, hängt vom Mietvertrag und von den Regeln der Provinz oder des Bundesstaats ab. Dies ist eine allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Prüfen Sie, was Ihr Mietvertrag und Ihre Rechtsordnung zulassen.
Verwandte Themen
- Mietzahlungen erfassen, um einen Mietersaldo auszugleichen, der Umlagen enthält.
- Mietkautionen verwahren und zurückzahlen, wenn beim Auszug offene Forderungen auf eine Mietkaution treffen.
- Mieter anlegen und verwalten, in deren Salden Umlagen einfließen.
Behalten Sie Ihre Mietobjekte jederzeit im Blick
ProperLease hilft Vermietern, die selbst verwalten, Mietzahlungen zu erfassen, Ausgaben und Nebenkosten zu belegen, Schreiben an Mieter zu erstellen und für das Steuerjahr vorbereitet zu sein.