QuickBooks ist ein solides Buchhaltungsprogramm. Es wurde dafür gebaut, die Bücher eines Unternehmens zu führen, nicht dafür, Mietobjekte zu verwalten, und der Unterschied zeigt sich in dem Moment, in dem Sie einen Mietvertrag, ein Kautionskonto oder ein Schreiben wegen verspäteter Miete brauchen. Die meisten Vermieter, die es nutzen, umgeben es am Ende mit Tabellen und Word-Vorlagen, um abzudecken, was es nicht kann.
Dies ist ein praktischer Leitfaden für den Umstieg: was Sie exportieren, wie Sie importieren, wie Sie prüfen, ob die Zahlen übereinstimmen, und was Sie nach dem Umzug gewinnen. Planen Sie einen Nachmittag ein.
Warum allgemeine Buchhaltungsprogramme schlecht zur Vermietung passen
Ein allgemeines Hauptbuch denkt in Konten und Buchungen. Ein Vermietungsgeschäft denkt in Immobilien, Wohneinheiten, Mietern und Mietverträgen. Diese Diskrepanz ist nicht kosmetisch, sie ist die ganze Arbeit:
- Kein Mietvertrag. QuickBooks kann keinen rechtskonformen Wohnungsmietvertrag erstellen. Sie setzen ihn anderswo auf und legen die PDF irgendwo ab.
- Keine Kautionsverwaltung. Eine Kaution ist Geld, das Sie zurückschulden, kein Einkommen. In einem allgemeinen Hauptbuch wird sie zu einer beliebigen Zeile, und beim Auszug raten Sie, was Sie eigentlich halten.
- Keine Belegung pro Wohneinheit. Es gibt kein Konzept dafür, ob eine Einheit leer steht oder vermietet ist. Belegung und Mietausfall durch Leerstand sehen Sie daher nicht auf einen Blick.
- Kein Mietvertragsformular, keine Schreiben. Das Mietvertragsformular der Provinz oder des Bundesstaats erzeugt kein Buchhaltungsprogramm, und ebenso wenig ein datiertes Schreiben wegen verspäteter Miete oder eines Vertragsverstoßes, dessen Versand Sie belegen können. Sie suchen eine Vorlage, schreiben das Schreiben in Ihrem E-Mail-Programm und hoffen, es später wiederzufinden.
Sie können eine Vermietung in diese Form zwängen, verbringen dann aber Ihre Zeit damit, zwischen der Denkweise des Programms und der tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Geschäfts zu übersetzen.
QuickBooks ist gut in dem, wofür es entwickelt wurde. Es geht um die Passung. Ein Werkzeug, das eigens für die Vermietung gebaut ist, geht von Immobilien und Mietverträgen aus. Die Aufzeichnungen, die Sie brauchen, sind also bereits vorhanden, statt jedes Jahr aus einem Kontenplan rekonstruiert zu werden.
Was Sie aus QuickBooks exportieren sollten
Bevor Sie importieren, holen Sie die Daten heraus, die Sie bereits haben. Exportieren Sie aus QuickBooks oder einer daneben geführten Tabelle Folgendes als CSV:
- Kontenplan oder Kategorienliste. Damit Sie Einnahme- und Ausgabenkategorien den richtigen Bereichen zuordnen können.
- Immobilien. Adressen und Zahl der Wohneinheiten, so wie Sie sie erfasst haben, ob als Klassen, Standorte oder separate Liste.
- Mieter. Namen, Kontaktdaten, Wohneinheit und Monatsmiete.
- Zahlungshistorie. Jede Mietzahlung mit Datum, Betrag und dem Mieter oder der Immobilie, zu der sie gehört.
Liegt ein Teil davon in einer Tabelle statt in QuickBooks selbst, exportieren Sie auch diese als CSV. Der Import liest einen QuickBooks-Export oder eine einfache CSV-Datei, beide Wege funktionieren also.
Der Import Schritt für Schritt
Sind Ihre CSV-Dateien bereit, geht der Import selbst schnell.
- „Daten importieren“ öffnen. Wählen Sie Ihren QuickBooks-Export oder Ihre CSV-Datei.
- Spalten zuordnen. ProperLease liest die Datei und lässt Sie bestätigen, welche Spalte die Adresse, den Mieternamen, die Miete, das Zahlungsdatum und so weiter enthält. Passende Zuordnungen werden automatisch vorgeschlagen.
- Immobilien und Mieter zuordnen. Bestätigen Sie, dass jede Immobilie und jeder Mieter beim richtigen Datensatz gelandet ist, damit die Zahlungshistorie korrekt zugeordnet wird.
- Zahlungshistorie importieren. Datierte Zahlungen werden dem richtigen Mieter und der richtigen Immobilie zugeordnet übernommen, und Ihre Mietzahlen für das laufende Jahr bleiben erhalten.
- Prüfen. Vergleichen Sie stichprobenartig einige Immobilien und Mieter mit dem, was Sie in QuickBooks gesehen haben.
Da alles zwischen iPhone und Web synchronisiert wird, können Sie den Import in der Web-App starten und das Ergebnis am selben Nachmittag auf Ihrem Telefon prüfen. Eine ausführlichere Anleitung finden Sie unter Vorhandene Daten importieren.
Gleichen Sie die Zahlen danach ab
Einem Import können Sie erst trauen, wenn die Summen übereinstimmen. Nehmen Sie sich ein paar Minuten, um zu prüfen, ob der Umzug aufgeht:
- Zahl der Immobilien und Wohneinheiten. Stimmt die Zahl der Immobilien und Wohneinheiten mit der in QuickBooks überein?
- Zahl der Mieter und Mieten. Ist jeder Mieter vorhanden, in der richtigen Wohneinheit, mit der richtigen Monatsmiete?
- Eingenommene Miete im laufenden Jahr. Entspricht die Summe für „Lfd. Jahr“ in der Übersicht den Mieteinnahmen, die QuickBooks für denselben Zeitraum ausgewiesen hat?
- Die Historie eines Beispielmieters. Wählen Sie einen Mieter und prüfen Sie, ob seine Zahlungsdaten und Beträge Eintrag für Eintrag übereinstimmen.
Weicht eine Zahl ab, liegt es fast immer an einer Spalte, die beim Import dem falschen Feld zugeordnet wurde. Das können Sie korrigieren und den Import erneut ausführen. Stimmen die vier Prüfungen oben mit Ihren alten Büchern überein, ist der Umzug abgeschlossen, und Sie können den neuen Zahlen vertrauen.
Allgemeines Buchhaltungsprogramm oder speziell für Vermietung
Am deutlichsten wird der Unterschied im direkten Vergleich.
| Funktion | Allgemeines Buchhaltungsprogramm | Speziell für Vermietung |
|---|---|---|
| Erfassung der Mieteinnahmen | Ja | Ja |
| Ausgabenkategorien | Ja | Ja, mit Steuermerkmal „Absetzbar“ |
| Mietvertragsdokumente | Nein, anderswo aufgesetzt | Amtliche Formulare der Provinzen und Wohnungsmietverträge der US-Bundesstaaten werden erstellt |
| Kautionsverwaltung | Manueller Behelf | Getrennt erfasst, als Rückzahlungsschuld |
| Belegung pro Wohneinheit | Nein | Belegung und Leerstand pro Wohneinheit |
| Schreiben je nach Rechtsordnung | Nein | Schreiben wegen verspäteter Miete und weitere integriert |
| Mieterstatus | Nein | „Bezahlt“, „Im Rückstand“ oder „Überfällig“ pro Mieter |
| Echter Cashflow pro Immobilie | Manuell | Automatisch, Einnahmen abzüglich Kosten |
| Steuerberichte zum Jahresende | Allgemeine Gewinn- und Verlustrechnung | Nach T776 und Schedule E gegliedert, pro Immobilie |
Die linke Spalte lässt sich mit genug angehängten Tabellen zum Laufen bringen. Die rechte Spalte erledigt die vermietungsspezifische Arbeit bereits, und genau darum geht es beim Wechsel.
Was Sie gewinnen
Nach dem Umzug ist alles, was Sie früher von Hand erledigt haben, einfach da. Mietverträge werden für Ihre Provinz oder Ihren Bundesstaat erstellt und beim Mieter abgelegt. Für Immobilien in Deutschland wird der Mietvertragsgenerator nicht angeboten. Schreiben wegen verspäteter Miete sind integriert, statt aus Vorlagen gebastelt. Jeder Mieter hat den Status „Bezahlt“, „Im Rückstand“ oder „Überfällig“. Kautionen werden als Geld geführt, das Sie zurückschulden, statt im Einkommen zu verschwinden. Und am Jahresende wird der Bericht passend zum T776 in Kanada oder zur Schedule E in den USA (den Steuerformularen für Mieteinkünfte) exportiert, nach Immobilie, ohne manuelles Umsortieren.
Das ist der Tausch: ein Nachmittag Exportieren und Abgleichen gegen ein System, das für diese Aufgabe gebaut wurde. Kommen Sie von einer Tabelle statt von QuickBooks, gilt derselbe Importweg, und Warum Tabellen für Vermieter nicht funktionieren erklärt, warum sich der Wechsel lohnt. Wenn Sie bereit sind, legen Sie ein Konto an und starten Sie den Import.
Häufige Fragen
Kann ich meine QuickBooks-Daten in ProperLease importieren?
Ja. Exportieren Sie Ihre Daten als CSV oder nutzen Sie einen QuickBooks-Export, und der Import ordnet Immobilien, Mieter und Zahlungshistorie zu. Sie tippen nichts neu ab und beginnen nicht mit einem leeren Konto.
Warum nicht einfach weiter QuickBooks für meine Mietobjekte nutzen?
QuickBooks erfasst Geld gut, weiß aber nichts über Mietverträge, Kautionen, die Belegung einzelner Wohneinheiten oder die Schreiben, die Provinzen und Bundesstaaten vorschreiben. Am Ende ergänzen Sie es mit Tabellen und Vorlagen, um die Lücken zu füllen, die ein Werkzeug für Vermieter von Haus aus abdeckt.
Wie lange dauert der Umzug?
Für die meisten kleinen Vermieter einen Nachmittag. Der Export dauert Minuten, der Import ordnet Ihre Spalten zu, und der Rest ist ein kurzer Abgleich, ob die Summen mit denen in QuickBooks übereinstimmen.
Wird meine Zahlungshistorie übernommen?
Ja. Die Zahlungshistorie wird als datierte Einträge übernommen, die dem richtigen Mieter und der richtigen Immobilie zugeordnet sind. Ihre Mietaufzeichnungen und die Zahlen für das laufende Jahr bleiben also erhalten, statt bei null zu beginnen.
Behalten Sie Ihre Mietobjekte jederzeit im Blick
ProperLease hilft Vermietern, die selbst verwalten, Mietzahlungen zu erfassen, Ausgaben und Nebenkosten zu belegen, Schreiben an Mieter zu erstellen und für das Steuerjahr vorbereitet zu sein.
